DFI Intérim & Recrutement recherche pour son client un Responsable administratif H/F sur Pompignan pour un poste en CDI.
Missions Administrative :
Accueillir physiquement et téléphoniquement les clients, les fournisseurs et plus généralement l’ensemble des interlocuteurs de la société ;
Réceptionner, traiter et diffuser les informations ;
Mettre à jour les tableaux de bord et de reportings d’activités ;
Gérer les procédures de classement, archivage et sauvegarde de documents et dossiers ;
Tenir à jour les documents et déclarations imposées par les dispositions légales ou règlementaires ;
Exécuter et suivre les procédures du groupe
Missions Exploitation/Pesée :
Effectuer toutes les opérations en lien avec la pesée ;
Peser et éditer les bons clients/fournisseurs pour les entrées et sorties de matériaux ;
Création des nouveaux véhicules des clients dans la base de données ;
Création des nouveaux chantiers clients dans la base de données ;
Contacter les prestataires et demander les devis pour les opérations nécessaires à la vie du site.
Missions Commerciale :
Apporter un support pour le suivi des dossiers commerciaux (contrat, Avenant, etc.) et assurer la gestion des dossiers ;
Rédiger et envoyer des devis et offres commerciales simples, récurrentes et / ou pré-qualifiées par le responsable commercial ;
Gestion des transports :
Gérer les bons de transport ;
Effectuer le reporting (tonnage…) ;
Saisir et éditer les éléments nécessaires à la livraison et à la facturation ;
Gérer les livraisons ;
Gérer les transports en lien avec les commandes (réservations, flux, tarifs, etc…) ;
Missions comptable :
Enregistrer, vérifier et classer l’ensemble des pièces comptables (factures d’achats) selon les normes comptables et fiscales en vigueur ;
Etablir les états de rapprochement bancaire ;
Comptabiliser les autres opérations courantes (prélèvements d’emprunts et de leasings, prélèvements des frais bancaires…) ;
Réviser les comptes clients et fournisseurs (lettrages, factures manquantes, factures en double…) ;
Suivre les encaissements et décaissements (traites, chèques, virements, prélèvements) ;
Effectuer les relances clients ;
Suivre les relations fournisseurs (relances, litiges…) ;
Tenir les tableaux de bord à jour : suivi retards fournisseurs, suivi retard clients, suivi du chiffre d’affaires ;
Etablir les factures de vente dans CARSAB (après contrôle et validation du commercial) ;
Transférer les éléments CARSAB en comptabilité ;
Rendre compte régulièrement de l’activité et des anomalies constatées au responsable administratif et financier ;
Missions communication :
Participer à l’élaboration des sites internet et suivre leur mise à jour ;
Participer à l’élaboration des plaquettes ;
Être le relais communication;
Mission RH :
Être le relais de la DRH (Réceptionner les courriers RH, transmettre les demandes d’acomptes…)
Saisir les éléments variables dans l’outil Octime
Du Lundi au Vendredi
7h30 – 12h00 et 13h00 – 16h30
Statut ETAM
Salaire selon expérience
Nous cherchons une personne sérieuse et rigoureuse qui aime l’autonomie et qui sait travailler avec des sites distants (très bonne communication et transparence). La confidentialité étant un élément essentiel sur ce poste.
